Dijital dönüşümün tüm kurumlarda kendini gösterdiği bir dönemde, Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne (EBYS) geçen kurum ve firmaların sayısı da her geçen gün artıyor. Bilkent Cyberpark da tüm doküman ve süreç yönetimini enVision ile yönetme kararı aldı. Cyberpark bu kararı ile ‘kağıtsız, verimli ve yeşil bir ofis’ olma yönünde önemli bir adım attı.
Sistemin uygulamaya girmesiyle birlikte; kurum genelinde kesintisiz otomasyon gerçekleştirilerek, kağıt bazlı iş süreçlerinin tam entegre dijital bir ortama dönüşmesi sağlanıyor. Böylelikle, maliyet ve zaman kayıplarının azaltılması, kalite ve verimliliğin ise arttırılması amaçlanıyor.
Cyberpark Genel Müdürü Faruk İnaltekin; Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne geçtikten sonra Cyberpark’ta evrakla yürütülen iş süreçlerini otomatik hale geldiğini, karar verme süreçlerinin hızlandığını, işlem kuyrukları ve tamamlanma süresinin kısaldığını, insan hatalarının ortadan kalktığını ve kurum içi iletişim kanallarının daha iyi hale geldiğini belirtti.
İşlemlerde hız ve verimlilik
Genel Müdür İnaltekin konuyla ilgili olarak şunları kaydetti: “Dijital dönüşüm, her geçen gün her ölçekten kurum ve işletme için bir tercih olmaktan çıkıp, zorunluluk haline geliyor. Rekabet edebilmek ve varlığını sürdürmek isteyen kurumlar için bu konu kritik önemde. Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile dijital ortama taşınan belgeler; stok, kırtasiye ve iş gücü gibi birçok maliyetin önüne geçerken, bilgiye erişim süresini de büyük oranda kısaltıyor. İş süreçlerinin kağıt ortamından çıkması ve dijital ortama taşınması ile kurumsal verimlilik, hız, bilgiye hakimiyet avantajları oluşuyor.”
CBKSoft Genel Müdürü Salih Kanlı ise, “envision Türkiye’deki üniversitelerin yarısından fazlası, elektrik dağıtım sektörünün yüzde 75’i ile çok sayıda seçkin bakanlık, kamu kurumu, belediye, banka ve özel sektör firması tarafından tercih edilen bir yazılım. Üç kıtada 20 ayrı ülkede 350‘den fazla kurumsal müşterimiz bulunmakta. Genel toplamda ise 350 binden fazla kullanıcımıza 8 dil desteği sağlıyoruz. Dolayısıyla bünyesinde yer aldığımız Cyberpark’a uluslararası standartlarda bir EBYS yazılımı sunmaktan dolayı oldukça gururluyuz. Eminiz ki Cyberpark bu konuda da ülkemizdeki diğer teknokentlere örnek olacaktır.” diye konuştu.
Elektronik imza ile entegre
Sistem ile kurumda yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturulacak veya geleneksel belgeler, elektronik belgeye dönüştürülecek. Sistemin web tabanlı altyapısı sayesinde, kurum binasından bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacak. Belgeler, elektronik ortamda onaylanıp ve daha sonraki aşamada elektronik imza ile imzalanacak.
